Riunioni via internet senza spendere nulla | Amelya - La tua Assistente Personale - Segretaria virtuale - Segretaria a distanza

Riunioni via internet senza spendere nulla

Con una tecnologia semplice ed ultra-economica come Skype, è possibile organizzare riunioni a distanza, per evitare tanti spostamenti non necessari. Perché funzioni veramente, basta seguire solo qualche semplice regola.

Articolo di Paolo Subioli

Quanto puoi risparmiare con questa soluzione: da 50 a 400 euro al mese.

Riunione via internet con Skype Esiste solo dal 2002 ma ha già scatenato una rivoluzione nella telefonia, nel modo di lavorare e di tenere i contatti con le persone più care. Skype, il programmino gratuito inventato da due giovani sviluppatori scandinavi, Niklas Zennström e Janus Friis, permette a chiunque di parlare gratuitamente con chiunque altro nel mondo e può rivelarsi una risorsa preziosa per qualsiasi azienda.

Il suo uso è molto semplice. Si tratta di un software, che si può scaricare gratuitamente da questo sito, e che richiede soltanto di “registrarsi” come utente. Non è neanche obbligatorio fornire i propri dati personali, anche se normalmente, per praticità, conviene svelare per lo meno il proprio nome e cognome. E magari mettere anche una propria foto.

Una volta registrati, si accede liberamente alla comunità mondiale di Skype, che attualmente comprende più di 300 milioni di persone. Con la funzione “Cerca utenti Skype” si possono trovare i nostri amici e conoscenti, per creare una propria lista di contatti, la quale ci aggiornerà in ogni momento su chi è disponibile, perché al computer, e chi no. Con i contatti Skype si può parlare sempre gratis, vedendosi persino in videoconferenza, ed infatti è lo strumento prediletto di chi ha parenti o amici all’estero. Ma si può chiamare anche qualsiasi telefono, fisso o mobile, a prezzi estremamente ridotti.

Un ottimo strumento per le riunioni

Skype si presta anche molto bene per tenere riunioni in audioconferenza, una modalità che fino a pochi anni fa richiedeva l’acquisto di apparecchiature speciali, oltre che un certo esborso in telefonia, e che oggi è invece facilissima da organizzare e praticamente gratuita.

La riunione audio, pur con i suoi evidenti limiti (le persone non si possono vedere in faccia) è molto efficace per la grande maggioranza dei casi in cui più di due persone devono decidere qualcosa. Adottarla regolarmente, quindi, permette di risparmiare molti costi legati alle riunioni (trasporti, tempo di spostamento, dispersività, ecc.).

Il nostro consiglio è di dosare sapientemente le riunioni audio con quelle in presenza. Tramite il contatto diretto, infatti, avviene una comunicazione insostituibile, in grado di sfruttare anche i momenti più informali, come prendere un caffè. Ma questo non serve sempre.

Come fare

Crea conferenza con Skype Organizzare una riunione in audioconferenza con Skype è semplicissimo. Basta cliccare sul tasto “Crea conferenza”, che si trova proprio sulla schermata principale del programma. A questo punto, compare la lista dei propri contatti: bisogna scorrerla e cliccare su “Aggiungi” ad ogni nome della persona che vogliamo far partecipare. Il gioco è fatto! Qui c’è una semplice guida in pochi passaggi.

Pagando una cifra molto modesta, è anche possibile coinvolgere qualcuno che parli dal suo telefono cellulare, purché sia già registrato come utente Skype.

Qualche cautela bisogna averla. Ad esempio, fare attenzione a non parlare in due contemporaneamente, o peggio ancora in più persone, se no non si capisce più niente. Ma questa è una cosa che si impara subito, ed oltretutto è anche salutare, perché ci si raffina nella preziosa arte dell’ascolto.

Gli scettici, che dicono che questo tipo di incontro “virtuale” non possa sostituisce una riunione in presenza, forse non l’hanno mai provato veramente. Pertanto invitiamo voi a farlo, pur sapendo che bisogna tenere conto di alcune condizioni, che trovate sintetizzate nel decalogo Amelya per l’audioconferenza, una lista di consigli basata sulla nostra esperienza.

I vantaggi

Usare questa tecnologia in sostituzione delle normali riunioni (non di tutte, naturalmente) può portare diversi benefici:

si perde meno tempo, sia perché non ci si deve spostare (a volte anche da una città o da una nazione all’altra), sia perché l’incontro “virtuale” è più finalizzato e meno dispersivo;
si risparmia sul costo degli spostamenti, che va moltiplicato per il numero di partecipanti;
si possono organizzare più riunioni (quando servono), perché non c’è il timore della perdita di tempo e di soldi.

Konftel 100 Per concludere, va detto che ci sono anche dei sistemi più sofisticati per l’audioconferenza, che richiedono apparecchi ad hoc (vedi foto). In questo caso, c’è il vantaggio di consentire la partecipazione di più persone all'interno di uno stesso ambiente, le quali possono sedere comodamente attorno ad un tavolo, al centro del quale si trova il dispositivo, che in genere ha un'ottima capacità di captare le voci anche ad una certa distanza. Lo svantaggio sta nel costo dell'apparecchiatura (mediamente sui 300 euro) e della telefonata, che è pure multipla.