Gmail non è solo uno dei servizi di posta elettronica più diffusi ed evoluti sul mercato, ma incorpora potenti strumenti di ricerca che lo rendono un archivio mobile e digitale tra i più capienti e usabili. Oltre all’interfaccia utente pratica ed intuitiva, estensioni come Gmail Drive possono farlo funzionare come Hard disk virtuale su cui salvare i file presenti sul computer e renderli disponibili “sempre e ovunque”.

Google, tra luci e ombre, continua ad essere uno degli strumenti più complessi e pervasivi del web, riuscendo sempre a raggiungere un alto livello di semplicità nell’interfaccia utente senza che questi abbia la percezione della complessità di informazioni che è in grado di gestire. Chi usa uno dei tanti strumenti o applicazioni di google, può scoprire nuovi modi di lavorare, di archiviare informazioni e, per certi versi, di ricordare.

Uno dei suoi strumenti più evoluti è Gmail, il servizio di posta elettronica lanciato nel 2004 e oggi in quarta posizione mondiale per diffusione, dopo i servizi mail di Yahoo, AOL e Windows. La sua posta elettronica è non solo uno strumento efficiente per scambiarsi mail ma rappresenta un potente strumento di archiviazione e gestione delle informazioni on line. Con i suoi 2.500 megabyte di spazio, non è praticamente necessario eliminare alcuna mail. Ma la vera killer application di Gmail è la modalità di ricerca delle mail, pensata per rispondere in maniera ineccepibile sia ai più metodici etichettatori, che agli irriducibili disordinati.

Google non si è mai definita un portale, ma ha aggiunto sempre più servizi, integrandoli fra loro. Infatti, utilizzando il suo potente motore di ricerca incorporato nel programma, non è necessario impostare cartelle, archiviare messaggi o ricordare dove questi si trovano. Basta cercare una parola contenuta nella mail che si vuole rintracciare e si trovano, oltre al singolo messaggio, tutti quelli appartenenti o collegati alla conversazione, organizzati in ordine cronologico. Se invece si vuole organizzare le proprie conversazioni in cartelle, le etichette colorabili, sono una soluzione intuitiva e super efficiente.

Gmail è anche rubrica e salva automaticamente anche i dettagli di un contatto quando un' email viene inviata ad un destinatario sconosciuto. Con Google Calendar diventa anche un’agenda che integra la possibilità di fissare incontri con i propri contatti e conoscere la loro disponibilità a partecipare.

Estensioni come GMail Drive consentono di utilizzare Gmail come hard disk virtuale, permettendo l’archiviazione dei file presenti sul proprio computer sull’ account Gmail, in modo che vi si possa accedere da qualsiasi luogo. I file vengono archiviati inviando una mail al proprio account con il file prescelto come allegato e per tenerli distinti dalle mail basta inserire un filtro che ne permette il trasferimento senza che si riceva notifica nella posta in arrivo. Per conoscere le possibilità per organizzare le proprie azioni e i propri impegni, vi segnaliamo questa pagina del blog di Mauro Ginelli, che propone almeno tre soluzioni.

Anche Amelya, con i servizi di segreteria e ufficio virtuale, mette a disposizione la possibilità di gestire l' agenda, la rubrica e il proprio archivio documenti. 

Luce D'Alba

Ad un anno dall’inizio delle attività, il servizio di segreteria virtuale di Amelya ha presto mutato la sua fisionomia originaria, adeguandosi alle esigenze della clientela e alla complessità dei modelli di business gestiti. Il termine “segretaria”, sia pure a distanza o online, appare riduttivo e obsoleto rispetto alle prestazioni specialistiche che l’Assistente Personale svolge.

Operativa dall’inizio del 2009, la figura professionale dell’Assistente Personale Amelya – nata come segretaria a distanza che opera tramite telefono e Internet grazie a un Ufficio virtuale – ha già cambiato pelle, diventando una risorsa di supporto globale per le attività professionali e imprenditoriali.

Un altro settore in cui il team di assistenti come quello di Amelya può essere prezioso, è il cosiddetto Reputation management 2.0, ovvero la gestione e il monitoraggio dei reclami pubblici attraverso il web.

Grazie a Skype, possiamo organizzare in ogni momento riunioni a distanza, ed evitare  così tanti spostamenti non necessari. Ma è bene seguire qualche semplice regola, per rendere questo strumento veramente efficace.

Molti lo usano già per tenersi in contatto con famigliari ed amici sparsi per il mondo, ma Skype - il programmino gratuito che permette a chiunque di parlare gratuitamente verso qualsiasi paese - può rivelarsi una risorsa preziosa anche per l'azienda.

La comunità mondiale di Skype (programma scaricabile gratuitamente da questo sito) attualmente comprende più di 500 milioni di persone, tra i quali possiamo trovare subito molti dei nostri amici e conoscenti. Con loro, dentro Skype, si può parlare sempre gratis, anche in videoconferenza. Oppure si possono chiamare a prezzi estremamente ridotti i normali telefoni.

Skype si presta molto bene per organizzare riunioni in audioconferenza, una modalità facilissima da organizzare e praticamente gratuita. La riunione audio è molto efficace per la grande maggioranza dei casi in cui più di due persone devono decidere qualcosa. Adottarla regolarmente, quindi, significa risparmiare molti costi legati alle riunioni (trasporti, tempo di spostamento, dispersività, ecc.).

Ma questa modalità va dosata sapientemente, rispetto alle riunioni in presenza, che ci consentono di godere di tutte le sfumatore del contatto diretto.

Dal punto di vista pratico, per organizzare una riunione in audioconferenza con Skype, basta cliccare sul tasto “Crea conferenza”, che si trova proprio sulla schermata principale del programma, e scegliere i partecipanto alla riunione cliccando sulla lista dei propri contatti (vedi in questa pagina le semplici istruzioni). E' anche possibile includere qualcuno che parli dal suo telefono cellulare, purché sia già registrato come utente Skype.

Durante la riunione, bisogna fare attenzione a non parlare in più persone contemporaneamente. Nel decalogo Amelya per l’audioconferenza, è possibile scaricare una lista di consigli basata sulla nostra esperienza.

I vantaggi di questa soluzione sono molteplici: guadagno di tempo (si evitano gli spostamenti e le riunioni sono meno dispersive); risparmio economico che ne deriva; possibilità di organizzare un maggiore numero di incontri. Lo dimostrano anche i dati di una ricerca condotta da Redshift Research in 8 Paesi Europei - citata da Giacomo Dotta in WebNews - secondo la quale quasi due terzi (61%) delle piccole e medie imprese nel 2009 ha preferito sostituire i viaggi di lavoro all'estero con soluzioni alternative».

Sempre più persone fanno parte dei "lavoratori mobili", una traduzione forse un po' troppo letterale dell'inglese mobile workers. Tutto ciò è reso possibile dalle tecnologie che consentono di gestire tempi e modalità del proprio lavoro in autonomia dagli spazi fisici fissi. Alla fine del 2010, secondo le previsioni dell'Idc, i mobile workers saranno circa un miliardo, entro il 2013 avranno raggiunto l'attuale popolazione dell'India.

1,2 miliardi, gli abitanti dell'India ma anche i "mobile workers"  nel 2013. Questa è la stima dell'IDC (International Data Corporation) che fotografa una percentuale di "lavoratori mobili" in continua crescita.
Entro la fine di quest'anno si arriverà ad un miliardo e gli aumenti più significativi si verificheranno nelle economie emergenti dell'Asia/Pacifico (fatto salvo per il Giappone) dove la crescita sarà trainata da una ripresa dell'economia, da un nuovo interesse nelle unifed communication e da un grande richiesta di mobilità nel lavoro.

Insomma un popolo in cammino pari ad un terzo dell'attuale forza lavoro mondiale.

Alcuni dati estratti dalle previsioni IDC per il 2013 annunciano che:
 

• Gli Stati Uniti hanno la percentuale più; alta di "mobile workers" all'interno della loro forza lavoro: il 72,2% nel 2008, con una percentuale in crescita del 75.5% pari a 119.7 milioni di lavoratori mobili nel 2013.
• La forza lavoro dell' Europa Occidentale sarà pari a 129.5 milioni (il 50,3% della propria forza lavoro) nel 2013, superando il totale negli Stati Uniti.
• Il resto del mondo (Canada, America Latina e i mercati emergenti in Europa centrale e dell'Est, Medio Oriente e Africa) raggiungeranno i 153.2 milioni
• Alla fine del 2013, l'Asia-Pacifico e il Giappone ospiteranno il 62% della forza lavoro mondiale con un margine di crescita maggiore di quello degli Stati Uniti.

Secondo Sean Ryan, analista presso la Mobile Enterprise Software, c'è; una grande opportunità di portare una varietà di tecnologie mobili alla forza lavoro mondale, con un margine di crescita molto forte per questo mercato, trainato, se le previsioni saranno corrette, dall' aumento dei potenziali acquirenti.

Anche in Italia, secondo Stefano Verza, le aziende stanno vivendo un periodo di cambiamento, in cui acquistano una sempre maggiore importanza la mobilità e la dispersione dei dipendenti sul territorio stanno, mettendo in crisi i modelli organizzativi tradizionali.

Già oggi Amelya offre soluzioni pensate per un lavoro mobile offrendo, per esempio, la possibilità di possedere un ufficio virtuale.

Luce D'Alba

Quali sono i vantaggi di affidarsi ad un'Assistente Personale piuttosto che rivolgersi al mondo del lavoro temporaneo? Ci sono aziende che non hanno mai sperimentato l'utilizzo di un'Assistente Personale e se siete fra queste potrete trovare utile ragionare su alcune caratteristiche di questa "nuova" figura professionale attraverso un raffronto schematico con il tradizionale lavoratore temporaneo che qui vi riportiamo (in inglese) .

Flessibilità negli orari di lavoro

Il lavoro di un’ Assistente Personale è molto più flessibile di quello di un lavoratore temporaneo e, nel caso di Amelya, è garantita una fascia di lavoro ampia - dalle 9 alle 19 - e in maniera continuativa (senza ferie né malattie). Un lavoratore temporaneo che ha bisogno dell'ufficio è vincolato a svolgere le proprie mansioni durante le ore di apertura della sede, ha diritto a giorni di ferie e può ammalarsi senza che qualcuno sia in grado di sostituirlo.

Interesse nel successo del vostro business

Un' Assistente Personale è solitamente interessata direttamente al buon andamento dei vostri affari perché sa che da questo dipende il carico di lavoro che sarete disposti ad esternalizzare. Un lavoratore temporaneo non sempre opera con la stessa logica e può accadere che sia interessato unicamente a svolgere i compiti assegnati piuttosto che ad augurarsi il successo del vostro business (anche perché questo potrebbe tradursi in un aumento dei carichi di lavoro senza un corrispettivo aumento dello stipendio)

Esperienza

Un'Assistente Personale ha solitamente molti anni di esperienza e può decidere di lavorare da casa perché è più conveniente o perché è da lì che ha deciso di avviare in maniera stabile la propria attività. Di solito un' Assistente Personale segue clienti che operano in diversi settori e questo le consente di sviluppare conoscenze allargate e sempre aggiornate, a differenza di chi ha lavorato in un' area specifica e ha consolidato la propria esperienza unicamente in quel settore.

Formazione

I lavoratori temporanei hanno bisogno di una specifica formazione, per integrarsi all'interno dell'azienda, come ha messo in evidenza un recente studio. L'Assistente Personale, invece, si rivela una soluzione ottimale per le tipologie di lavoro che non richiedono una intensa attività di formazione, poiché sono sufficienti chiare e precise istruzioni iniziali dopo di che l'efficacia del lavoro prodotto può essere testata attraverso un periodo di prova, superato il quale l'assistente sarà in grado di lavorare con una minima supervisione.

Costi

Un lavoratore temporaneo è di solito pagato su base giornaliera, settimanale o mensile. Durante il periodo di ingaggio è possibile ci siano ore in cui non avrà nulla da fare e per cui percepirà comunque uno stipendio. Un' Assistente Personale viene pagata per le ore effettive di lavoro pertanto se, per esempio, avete bisogno di qualcuno che lavori per voi un'ora o due al giorno potrete pagare "a consumo" senza sostenere il corrispettivo economico di una giornata di lavoro.

Luce D'Alba

In occasione della Global Ignite Week, Roma ospiterà un evento giovedì 4 marzo, che diventerà una rassegna di idee che appassionano, raccontate in 5 minuti. Tra di esse, Amelya non poteva mancare.

Ha come slogan “Illuminateci, ma fatelo velocemente” e si svolge in decine di città in tutto il mondo. L’origine di questa manifestazione risale al 2006, quando Brady Forrest, Technology Evangelist per O’Reilly Media, e Bre Pettis - produttore di robot, ideatore di Etsy.com ed abile divulgatore –  inventarono il format e lo inaugurarono durante un evento svoltosi a Seattle.

L’idea è molto semplice: mettere insieme tante persone diverse, animate dalle più svariate motivazioni, ma con la caratteristica comune di desiderare far conoscere agli altri qualcosa che li appassiona, nel modo più efficace possibile.

Il format per la presentazione è definito rigidamente, e proprio qui sta la forza della manifestazione: l’aver fissato un format efficace di presentazione, che si sta affermando come uno standard di riferimento.

La formula è questa: ogni relatore ha a disposizione 5 minuti per parlare del proprio argomento preferito, accompagnato da 20 slide, che scorrono automaticamente con un intervallo di 15 secondi tra una e l’altra.

Sul sito di Ignite Italia ci sono vari esempi e spiegazioni interessanti. Consigli su come preparare un intervento Ignite si trovano anche su una pagina di Working Capital, l’iniziativa di Telecom Italia a favore delle start-up.

Il 4 marzo ci sarà anche un’edizione italiana, nell’ambito della Global Ignite Week, a Roma, presso Antù, in Via Libetta 15c, dalle 18.30 alle 24.00.

Per noi ci sarà Paolo Subioli, che in solo 300 secondi condenserà tutto l’Amelya-pensiero (v. programma). Da non perdere, mentre si degusta l’aperitivo biologico a Km 0 preparato d Antù.